Thao tác khai báo cấu trúc bảng bao gồm :

Liên kết giữa các bảng cho phép tránh được dư thừa dữ liệu, có thể có được thông tin tổng hợp từ nhiều bảng và nhất quán dữ liệu.
Có thể thấy trong CSDL, các bảng thường có liên quan đến nhau. Liên kết được tạo giữa các bảng cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng. Ngoài ra việc liên kết được tạo giữa các bảng sẽ giúp Microsoft Access: Quản lý dữ liệu được hợp lý hơn; Bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu; Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng; thực hiện cập nhập nội dung CSDL dễ dàng hơn,…
Có hai cách lập CSDL là lập CSDL gồm một bảng duy nhất chứa tất cả các thông tin cần thiết hoặc lập CSDL thành các bảng với các cấu trúc tương ứng. Tuy nhiên trường hợp nếu lập một bảng duy nhất chứa tất cả các thông tin cần thiết sẽ có những nhược điểm sau nhất định như dư thừa dữ liệu; Không đảm bảo sự nhất quán cho bảng dữ liệu.
Ngược lại, liên kết bảng cho phép có thể có được thông tin tổng hợp từ nhiều bảng, tránh được du thừa dữ liệu (dữ liệu không bị lặp lại), nhất quán dữ liệu.
Trong trường hợp lập CSDL thành các bảng với các cấu trúc tương ứng ta có thể chỉ ra mối liên kết giữa các bảng với nhau nhằm để Access biết phải kết nối các bảng như thế nào khi kết xuất thông tin. Do đó điều kiện cần để tạo được liên kết là phải có ít nhất hai bảng trở lên. Các mối liên kết được thể hiện trong cửa sổ Relationships, các thao tác: xem, tạo, sửa, xoá được thực hiện ở đây.

Để lưu cấu trúc bảng đã thiết kế, thao tác thực hiện lệnh đúng là: Create Table by Using Wizard.

Trong cửa sổ CSDL đang làm việc, để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong cách sau:

+ Nháy nút [New], rồi nháy đúp Design View

+ Nháy đúp vào Create Table in Design View.

Khi tạo cấu trúc bảng, cần thực hiện thứ tự sau: Nháy đúp lệnh Create table in Design view-> Tạo các trường-> Chọn kiểu dữ liệu-> Lưu bảng

Để thay đổi cấu trúc bảng ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế.

Chỉnh sửa cấu trúc bảng là thêm hoặc xoá trường.

Để lưu cấu trúc bảng ta thực hiện File -> Save hoặc nháy nút Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, sau đó gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As, cuối cùng là nháy nút OK hoặc ấn phím Enter.
Ôn lại lý thuyết:
Tạo cấu trúc bảng:
Bước 1. Chọn đối tượng Table -> nháy đúp Create Table in Design view
Bước 2. Nhập các thông số:
– Tên trường vào cột Field Name;
– Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;
– Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc);
– Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

Một số tính chất thường dùng của trường:
Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểu text, number, autonumber;
Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;
Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới;
Thay đổi tính chất của một trường: Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.
– Các thao tác thực hiện:
+ Chọn trường làm khóa chính;
+ Nháy nút Khóa hoặc chọn lệnh Edit chọn Primary key trong bảng chọn Edit;
+ Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khoá chính.
Lưu ý: Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber Access không cho phép nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khóa chính.