Thư điện tử là gì? Cách sử dụng thư điện tử

Định nghĩa thư điện tử là gì?

Thư điện tử hay hòm thư điện tử là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính (Internet) thông qua các hộp thư điện tử được quản lý và vận hành bởi hệ thống thư điện tử. Thư điện tử hay hòm thư điện tử (email hay e-mail) là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử.

Phần mềm thư điện tử là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Thông tin có thể đưa vào phần mềm thư điện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay cách phương cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (scanner), dùng máy ghi hình số (digital camera) đặc biệt là các Webcam. Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xóa hay lưu giữ các (điện) thư.

Giao diện phần mềm thư điện tử Gmail của Google

Vai trò của thư điện tử

- Thư điện tử là một công cụ giao tiếp hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

- Thư điện tử giúp người dùng chia sẻ thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

- Thư điện tử là một công cụ quan trọng trong học tập, công việc và cuộc sống.

Cấu trúc thư điện tử

- Tiêu đề: Tiêu đề thư điện tử nên ngắn gọn, súc tích và nêu rõ nội dung chính của thư

- Người gửi: Tên người gửi và địa chỉ thư điện tử của người gửi

- Người nhận: Tên người nhận và địa chỉ thư điện tử của người nhận

- Ngày gửi: Ngày thư được gửi

- Nội dung thư: Nội dung thư có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, tài liệu,...

- Phụ lục: Các tập tin đính kèm theo thư...

Cách sử dụng thư điện tử

Cách đăng ký tài khoản thư điện tử

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử: Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí, chẳng hạn như Gmail, Outlook.com, Hotmail,... bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.
• Truy cập trang web của nhà cung cấp dịch vụ: Tại trang web của nhà cung cấp dịch vụ, bạn sẽ tìm thấy nút "Tạo tài khoản" hoặc "Đăng ký".
• Nhập thông tin cá nhân: Bạn cần nhập các thông tin cá nhân cơ bản, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ email, mật khẩu,...
• Xác minh địa chỉ email: Sau khi tạo tài khoản, bạn sẽ nhận được một email xác minh từ nhà cung cấp dịch vụ. Bạn cần truy cập vào email đó và nhấp vào liên kết xác minh để kích hoạt tài khoản của mình. Địa chỉ thư điện tử sẽ có dạng: @. Ví dụ: doctailieu@gmail.com, phần trước kí hiệu @ là tên đăng nhập, phần sau là tên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.
• Đăng nhập vào tài khoản: Sau khi xác minh địa chỉ email, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản của mình bằng tên người dùng và mật khẩu vừa tạo.

* Một số lưu ý khi mở tài khoản thư điện tử:

- Chọn địa chỉ email dễ nhớ và dễ đọc.
- Sử dụng mật khẩu mạnh và khó đoán.
- Không chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với bất kỳ ai.
- Thường xuyên thay đổi mật khẩu của bạn.

Cách gửi, nhận, trả lời thư điện tử

Gửi thư điện tử

- Đăng nhập vào tài khoản thư điện tử của bạn.
- Nhấp vào nút "Soạn thư".
- Nhập địa chỉ email của người nhận trong trường "Tới".
- Nhập tiêu đề thư trong trường "Tiêu đề".
- Viết nội dung thư trong trường văn bản.
- Nhấp vào nút "Gửi".

Nhận thư điện tử

- Đăng nhập vào tài khoản thư điện tử của bạn.
- Thư điện tử sẽ được hiển thị trong hộp thư đến của bạn.
- Nhấp vào thư bạn muốn đọc.

Trả lời thư điện tử

- Mở thư bạn muốn trả lời.
- Nhấp vào nút "Trả lời".
- Viết nội dung thư trả lời trong trường văn bản.
- Nhấp vào nút "Gửi".

Soạn và gửi một bức thư điện tử

Những lợi ích của thư điện tử

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thư điện tử cho phép bạn gửi và nhận thông tin nhanh chóng và dễ dàng, mà không cần phải in, dán tem, và gửi thư theo đường bưu điện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

- Gửi và nhận toàn cầu: Thư điện tử không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Bạn có thể gửi thư cho bất kỳ ai trên thế giới, miễn là họ có địa chỉ email.

- Khả năng gửi nhiều người cùng lúc: Thư điện tử cho phép bạn gửi thư cho nhiều người cùng lúc, chỉ với một lần nhấn nút. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

- Khả năng gửi nhiều loại tệp tin: Thư điện tử cho phép bạn gửi nhiều loại tệp tin, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, và tài liệu. Điều này giúp bạn chia sẻ thông tin và tài liệu một cách dễ dàng.

- Khả năng lưu trữ và truy cập thư: Thư điện tử được lưu trữ trên máy chủ, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý thư của mình.

- Tính bảo mật: Thư điện tử có thể được mã hóa, giúp bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.

- Tính linh hoạt: Thư điện tử có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh, và máy tính bảng.

- Tính tiện lợi: Thư điện tử có thể được sử dụng để gửi thông báo, lên lịch cuộc hẹn, và quản lý công việc.

Cấu trúc chung của một địa chỉ thư điện tử (email)

Một địa chỉ thư điện tử sẽ bao gồm ba phần chính có dạng Tên_định_dạng_thêm tên_email@tên_miền

- Phần tên_định_dạng_thêm: Đây là một dạng tên để cho người đọc có thể dễ dàng nhận ra người gửi hay nơi gửi. Tuy nhiên, trong các thư điện tử người ta có thể không cần cho tên định dạng và lá thư điện tử vẫn được gửi đi đúng nơi. Ví dụ: Trong địa chỉ gửi thư tới viết dưới dạng Nguyễn Van A nguyenvana777@yahoo.com hay viết dưới dạng nguyenvana777@yahoo.com thì phần mềm thư điện tử vẫn hoạt động chính xác và gửi đi đến đúng địa chỉ.
- Phần tên_email: Đây là phần xác định hộp thư. Thông thường, cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài ký tự đặc biệt. Phần tên này thường do người đăng ký hộp thư điện tử đặt ra. Phần này còn được gọi là phần tên địa phương.
- Phần tên_miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Ngay sau phần tên_email bắt đầu bằng chữ "@", nối liền sau đó là tên miền của nhà cung cấp thư điện tử hay tên miền riêng.

Ưu và nhược điểm của thư điện tử

Ưu điểm của thư điện tử

- Chi phí thấp

- Tốc độ: Thư điện tử cho phép bạn gửi và nhận thông tin nhanh chóng và dễ dàng, mà không cần phải in, dán tem và gửi thư theo đường bưu điện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 

- Gửi và nhận toàn cầu: Thư điện tử không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Bạn có thể gửi thư cho bất kỳ ai trên thế giới, miễn là họ có địa chỉ email. 

- Gửi được cho nhiều người: Thư điện tử cho phép bạn gửi thư cho nhiều người cùng lúc, chỉ với một lần nhấn nút. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức. 

- Cho phép gửi kèm nhiều loại tệp tin: Thư điện tử cho phép bạn gửi nhiều loại tệp tin, bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, và tài liệu. Điều này giúp bạn chia sẻ thông tin và tài liệu một cách dễ dàng.

- Khả năng lưu trữ và truy cập thư: Thư điện tử được lưu trữ trên máy chủ, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý thư của mình. 

- Bảo mật: Thư điện tử có thể được mã hóa, giúp bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.

- Linh hoạt: Thư điện tử có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh, và máy tính bảng.

- Tiện lợi: Thư điện tử có thể được sử dụng để gửi thông báo, lên lịch cuộc hẹn, và quản lý công việc. 

Nhược điểm của thư điện tử

- Phải sử dụng phương tiện điện tử kết nối mạng, có thể gặp một số nguy cơ, phiền toái.

- Có thể bị virus, tin tặc tấn công: Thư điện tử có thể bị virus hoặc tin tặc tấn công, gây hại cho máy tính của bạn.

- Có thể bị lạm dụng: Thư điện tử có thể bị lạm dụng để gửi thư rác hoặc thư lừa đảo.

Các giao thức sử dụng trong hệ thống thư điện tử

- SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao thức chuyển thư đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này.
- IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) -- hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về.
- POP (từ chữ Post Office Protocol) -- hay là giao thức phòng thư. Giao thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP.

Một số thuật ngữ tiếng Anh thường thấy trong khi sử dụng thư điện tử

- Trong một thư điện tử:

+ To có nghĩa là Đến: Chỗ chứa địa chỉ của các người nhận.
+ CC (từ chữ carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm: Đây là chỗ chứa thêm địa chỉ gửi kèm, ngoài địa chỉ chính trong phần To bên trên. Các hộp thư nhận sẽ đọc được các địa chỉ người gửi và các địa chỉ gửi kèm này.
+ BCC (từ chữ blind carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm kín: Đây cũng là chỗ ghi các địa chỉ mà lá thư sẽ được gửi kèm tới, nhưng các địa chỉ này sẽ được dấu kín không cho những người trong phần To hay phần CC biết là có sự đính kèm đến các địa chỉ nêu trong phần BCC.
+ Subject có nghĩa là Đề mục: Chỗ này thường để tóm tắt ý chính của lá thư hay chỗ ghi ngắn gọn điều quan trọng trong thư.

- Trong phần mềm thư điện tử:

+ Inbox có nghĩa là Hộp thư nhận hay Hộp thư vào: Đây là ngăn đựng các thư được nhận.
+ Outbox có nghĩa là Hộp thư gửi hay Hộp thư ra: Đây là ngăn đựng các thư đang chờ được gửi đi. Thông thường, nếu hệ thống email hoạt động tốt thì các thư nằm trong hộp này chỉ trong thời gian rất ngắn (vài giây đến vài phút là tối đa). Do đó, ngăn chứa này thường là một ngăn trống.
+ Draft có nghĩa là Ngăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi.
+ Trash, Trash can hay Deleted Item có nghĩa là Ngăn xóa: Còn có thể gọi là Thùng rác hay Ngăn thư đã xóa. Đây là chỗ dự phòng tạm thời chứa các email đã xóa bỏ trong một thời gian. Chức năng này tiện lợi để phục hồi hay đọc lại các thư điện tử cần thiết đã lỡ tay bị xóa.
+ Sent, sent Messages hay Sent Item có nghĩa là Ngăn đã gửi: Nơi này dùng để chứa các thư đã gửi.
+ Junk hay Bulk có nghĩa là Ngăn thư linh tinh: Đây là nơi chứa các mail đã được lọc và bị loại ra một cách tự động, còn được gọi là Thùng thư rác hay Ngăn chứa tạp thư. Thường thì nơi này sẽ chứa các thư quảng cáo, các thư nhũng lạm, các thư được gởi đến một số lượng lớn địa chỉ có cùng một nội dung, hay các loại thư độc hại...
+ New hay Compose có nghĩa là Soạn thảo thư mới: Đây là mệnh lệnh cho phép bắt đầu soạn thảo một email mới.
+ Send có nghĩa là Gửi: Mệnh lệnh này sẽ tức khắc gửi thư tới các địa chỉ trong phần To, CC, và BCC.
+ Save as Draft hay Save Draft có nghĩa là Lưu bản nháp: Mệnh lệnh này sẽ giúp lưu giữ lá thư đang soạn thảo và đưa vào ngăn chứa Draft để có thể dùng lại về sau.
+ Attach hay Attach Files có nghĩa là Đính kèm: Đây là lệnh để người soạn email có thể gửi đính kèm theo lá thư các tập tin khác. Các tập tin này không giới hạn kiểu cấu trúc của nó, nghĩa là chúng có thể là các loại tập tin hình vẽ, phim, nhạc,... và thậm chí là cả virus máy tính.