Hướng dẫn làm biên bản cuộc họp lớp 5 và gợi ý trả lời các câu hỏi trang 140 SGK Tiếng Việt 5 trong phần nhận xét và luyện tập của tiết tập làm văn với bài học về cách làm biên bản cuộc họp trong tuần 14 học kì 1.
I. Cách viết biên bản cuộc họp
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.
Viết biên bản cuộc họp theo trình tự và đảm bảo nội dung như sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản và trích yếu nội dung.
- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận.
II. Yêu cầu với biên bản cuộc họp
Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.
III. Kiến thức cần nhớ
Biên bản là văn bản ghi lại nội dung một cuộc họp hoặc một sự việc diễn ra để làm bằng chứng
Nội dung biên bản thường gồm 3 phần
- Phần mở đầu ghi quốc hiệu, tiêu ngữ (hoặc tên tổ chức), tên biên bản.
- Phần chính ghi thời gian, địa điểm, thành phần có mặt, nội dung sự việc.
- Phần kết thúc ghi tên, chữ kí của người có trách nhiệm.
IV. Gợi ý trả lời câu hỏi SGK
Nhận xét
Câu 2 - Trang 142 SGK
Trả lời câu hỏi:
a) Chi đội lớp 5A ghi biên bản để làm gì?
b) Cách mở đầu và kết thúc biên bản có gì giống và khác cách mở đầu và kết thúc đơn?
c) Nêu tóm tắt những điểm cần ghi vào biên bản.
Gợi ý trả lời:
a) Chi đội lớp 5A ghi biên bản về cuộc họp để nhớ sự việc đã xảy ra, ý kiến của mọi người, những điều đã thống nhất... nhằm giúp mọi người thực hiện cho đúng, xem xét lại khi cần thiết.
b) - Cách mở đầu biên bản có điểm giống và khác cách mở đầu đơn là:
Giống nhau: có quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản.
Khác nhau: biên bản không có tên nơi nhận (kính gửi), thời gian, địa điểm, lập biên bản ghi ở phần nội dung.
- Cách kết thúc biên bản có điểm giống và khác kết thúc đơn.
Giống nhau: có tên, chữ kí của người có trách nhiệm.
Khác nhau: Biên bản cuộc họp có hai chữ kí (của chủ tịch đoàn, thư kí), không có lời cảm ơn như đơn.
c) Nêu tóm tắt những điểm cần ghi vào biên bản.
- Thời gian, địa điểm họp.
- Thành phần tham dự, chủ toạ, thư kí.
- Nội dung cuộc họp (diễn biến, tóm tắt các ý kiến, kết luận của cuộc họp).
- Chữ kí của chủ tịch và thư kí.
Luyện tập
Câu 1 - Trang 142 SGK
Theo em, những trường hợp nào sau đây cần ghi biên bản. Vì sao?
a) Đại hội liên đội.
b) Họp lớp phổ biến kế hoạch tham quan một di tích lịch sử.
c) Bàn giao tài sản.
d) Đêm liên hoan văn nghệ.
e) Xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.
g) Xử lí việc xây dựng nhà trái phép.
Gợi ý trả lời:
a) Đại hội liên đội.
Vì cần ghi lại các ý kiến, chương trình công tác cả năm học và kết quả bầu cử.
c) Bàn giao tài sản.
Vì ghi lại danh sách và tình trạng của tài sản lúc bàn giao để làm bằng chứng.
e) Xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.
Vì cần ghi lại tình hình vi phạm và cách xử lí để làm bằng chứng.
g) Xử lí việc xây dựng nhà trái phép.
Vì cần ghi lại tình hình vi phạm và cách xử lí để làm bằng chứng.
Câu 2 - Trang 142 SGK
Hãy đặt tên cho các biên bản cần lập ở bài tập 1.
Gợi ý trả lời:
- Biên bản đại hội chi đội.
- Biên bản bàn giao tài sản.
- Biên bản xử lí vi phạm pháp luật về giao thông.
- Biên bản xử lí việc xây dựng nhà trái phép.
*****
Sau khi tham khảo bài soạn tập làm văn Làm biên bản cuộc họp trên đây, hy vọng rằng các em có thể nắm được phương pháp làm biên bản cuộc họp được tổng hợp trong bài. Bên cạnh đó giáo viên và phụ huynh học sinh có thể tham khảo tài liệu trên để hướng dẫn học sinh học tập.